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学院研究生干事岗位职责(教务运行部分)

发布日期: 2015-11-21
 
 
学院研究生干事岗位职责(教务运行部分)
(讨论稿 参考)
 
 
 
研究生院培养处
1122
 


 
第一部分 学籍管理与质量工作
1、认真贯彻执行上级部门及学校“关于威尼斯人手机版官网学籍管理”方面的有关规定;
2、对本院研究生做好学籍管理方面文件规定的宣传和解释;
3、做好学籍管理工作,了解和掌握本学院各类学生人数、姓名及学籍关系变化情况;
4、负责学籍情况的统计报表工作,做到及时、准确;
5、负责各类学生(统招统分、非学历教育、留学生等)学籍异动(休学、复学、退学、转学、转专业、转导师、层次变更、保留入学资格等)的审(呈、报)批工作;
6、汇总各类学生的统计表和每学期学生变动情况(休学、复学、退学、转学、转专业、转导师、层次变更、保留入学资格等),按规定上报研究生院;
7、做好新生工作、在校生学年注册和毕业生电子注册工作,向研究生院提供未报到新生名单,在校生注册情况名单、以及毕结业学生名单等,同时进行相关的数据统计;
8、做好新生的导师双选工作并上报双选结果;
9、按规定做好每学期预毕业学生和延期学生管理工作,审查并上报相关名单;
10、负责各类学生学籍资格的审查、学籍的建立管理、归档和档案保管工作;
11、负责各类学籍证明的学院审查和开据工作;
12、负责其他学籍管理方面的相关工作。
 
第二部分 毕业论文(学位论文)质量监控类管理工作
一. 硕士学位论文学术不端检测及管理
1、硕士学位论文由各学院自行检测,研究生院培养处给教学干事分配检测用户及密码(用户可自行修改密码)。
2、各学院于每学期开学后,根据预计毕业生人数,向培养处申请相应的检测篇数。
3、各学院使用检测账户时须严格按照要求执行,只能检测本学院的硕士论文,特别注意不得给外校人员进行论文检测!
二. 涉密博士学位论文盲评送审(针对保密干事)
1、涉密论文应严格按照保密相关规定管理。只有涉密博士生才能申请涉密论文,在论文开题前即应明确是否涉密,严格全过程的保密管理。原则上不允许开题以后,再确定为涉密论文。(注:博士研究生学位论文答辩时间距提交开题报告时间至少为12个月)
2、开题涉密博士生在保密处办理相关保密手续后,学院告之学生将《北京理工大学涉密学位论文指导小组及开题评审人员审查表》和《北京理工大学学位论文定密审查表》交到研究生院培养处。
3、在研究生教育管理系统中处于“学位管理”—“学位授予工作”—“论文评阅”环节时,准备纸质版学位论文、论文评阅书,各一式三份,由学院保密干事按保密要求进行盲评送审,盲审评阅书原件交来我处,由我处在系统上录入成绩,原件存档。
4、从2015年1月6日起研究生院不再审批研究生涉密学位论文申请。
三. 博士学位论文免盲评审批工作
1、博士生填写《博士学位论文免盲评申请表》,导师、学院、学科责任小组审核并签署意见,学院盖章确认。(注:发表的论文一般要求正式见刊;若为网上发表,则须提供论文首页带DOI号,学院盖章确认)
2、我处收到免盲申请表后于每周五在研究生院网站进行公示,公示一周,若无异议,则申请通过。
3、免盲申请成功后,博士生准备五份纸质版论文和评阅书按正常程序进行明评,要求:聘请五位相关评审专家(其中校外专家三至四位),评阅人应为教授、副教授(应有博士学位)、博导,或具有相当技术职称的专家。评阅人应写出详细的学术评语,并对学位论文是否可提交答辩、是否达到博士学位学术水平等提出意见。
四. 硕士学位论文盲评抽检工作
1、根据《北京理工大学硕士学位论文抽检与匿名评阅的规定》,每学期倒数第六周(按当年校历)星期三前,研究生院公布被抽中参加匿名评阅的硕士研究生名单,由学院干事按名单负责统一收取,并在倒数第六周星期五,将盲评论文报送研究生院,由研究生院组织匿名评阅,每篇学位论文聘请两位专家进行评阅。
2、研究生院按进度公布评阅结果,将评阅不合格的研究生名单(含学院、学位点名称、导师等)报学位办,同时公布各学院、学位点通过率。
3、研究生院将评阅结果(电子版)发给各学院教学干事。
4、评阅结果供讨论导师资格与上岗、培养质量评价等工作参考。
 
第三部分 教务运行
一.教学任务
根据学科的培养方案及学院下学期应开的课程列表,安排教师开设下学期的课程即教学任务。学院可以根据自身情况,对教学任务进行核对,确认下学期会开的课程。如果有更改,请按通知在规定时间上交修改申请。研究生院将会统一在系统中进行改动,形成执行版教学任务。
教学任务(初稿)由研究生院下发,学院进行修改,并形成教学任务(执行版)。每学年在排课开始时,都将发布下学期教学任务。
为了保证排课过程不出错误,错过规定时间后,在系统中的教学任务将不再更改,如有特殊情况请选课后通过调停课来处理,如需新增开设或停开课程请写情况说明。
二.排课
排课,即课程编排,是指学校为了正常进行教学工作,对班级、教师、课程及学校教学资源合理安排,制定各种各样课程表的行为。
根据期末运行的通知安排,分为以下几个阶段:
1、学院上交公共课教学班、时间、教师安排,由研究生院统一协调安排教室,并下发到各学院。
2、学院根据公共课的安排,插空安排专业课的上课时间,需考虑学生合班上课、教师本科生课程教学安排、跨校区授课的时间冲突等因素,排课完毕后打印盖章并将特殊排课说明(纸质)一同上交。
3、研究生院统一安排专业课上课地点,并发布课表。
学院根据选课情况决定是否扩容或停开,将情况说明交至研究生院,由研究生院协调教室资源。原则上尽量不要调整排课时间,会影响学生的已选课程发生冲突,已有选课学生的课程调整排课时间需征得学生同意。
公共课由研究生院排定上课时间和地点,专业课由学院安排上课时间,研究生院统一安排上课地点。
   为了保证排课过程不出错误,错过规定时间后,原则上不再更改上课时间。如有特殊情况,请在第一阶段选课以后提交修改申请。
三.选退课
选退课,包括选课和退课。选课是指学生在上课之前,根据自身需要,对想上的课程进行注册登记。退课是指学生由于自身原因无法继续课程学习,对课程进行退选注销。
每学期研究生院将会发布学生选课通知,包括选课的原则、时间、方式、特殊选课事项等等。学生按照通知要求,在指定时间内进行选退课。学院指导学生按照培养方案进行选课,对特殊选退课申请进行初审。
特殊选退课由研究生本人提出申请,授课教师、开课学院、研究生所在学院审核,研究生院最后审批。
第一阶段选课结束后,研究生先咨询学院,由学院汇总选课情况。有变动的课程安排会及时在网上公布,在第二阶段进行补选。 第二阶段选课结束后,如需选退课需按特殊选退课流程进行申请。
四.培养方案管理
培养方案是研究生培养过程的指导性文件。它既是研究生培养目标和质量要求的具体体现,又是指导研究生科学制订个人培养计划,进行研究生规范化管理的重要依据。培养方案一般包括学科专业简介、培养目标、学制及最长学习年限、学分要求、课程设置、其他培养环节、科研能力要求及毕业论文要求等内容。
课程库是指研究生所有的课程汇总,对它进行维护指对其的增加、删除和修改。每个课程信息包括课程代码、课程名称、开课单位、授课对象、总学时、总学分、课程性质、开课学期、考核方式等。
学院可以根据学科发展和实际需求,制定或修订培养方案,符合整体框架;在确认教学任务的时间范围内,可以提交对课程库的修改申请。审批通过后,进行存档并执行。明确培养方案的适用范围,及时公告通知研究生。
五. 培养方案匹配(协助)
培养方案是研究生教学工作的规范性文件,是学校组织教学和培养人才的基本依据,是实现人才培养目标的首要环节。每年9月新生入学以后,需要按照学生的专业和学院要求,对其进行培养方案匹配。
培养方案匹配成功后才能进行选课等其它步骤。学院协助提供招生专业与培养方案的对应关系。
六. 考试安排
考试安排,主要指考场编排,是指课程结束后要进行笔试。需要按照选课名单和考试时间,把学生、监考老师分配到不同考场的行为。
包括公共课考试安排和专业课考试安排。公共课的考试安排由研究生院统一协调,专业课的考试请与学院干事联系。
1、 公共课考试安排流程如下:
   (1)请任课老师提前两周联系研究生院,讨论考试具体时间。
   (2)请任课老师提前一周把试卷的纸质版上交研究生院。
   (3)研究生院将会根据学生人数和任课老师的要求安排考场和监考老师,并在研究生院主页发布通知。
   (4)试卷印刷好以后将会电话通知任课老师前来领取。
2、专业课考试安排流程如下:
   (1)请任课老师按学院要求提前联系学院,由学院协调安排考试。
   (2)请学院提前一周上报专业课考试安排(具体格式见附件),研究生院将据此安排巡视及监考酬金。
考试所用的答题纸、考场记录单、试卷封皮等材料,由学院向研究生院统一领取,再发放给相应教师。
公共课的考场安排将会提前公布在研究生院主页上,请相关教师和学生注意查看。
七. 试卷印制
考试安排好以后,需要根据考生人数印刷考试试卷,并贴上密封条,考时才能拆封。
请公共课需要试卷考试的任课教师少提前一周上交试卷纸质版。专业课的试卷印刷请联系学院干事。
试卷会根据考场密封好,并提前通知任课老师领取。公共课的试卷印刷由研究生院负责,专业课的试卷印刷由学院负责。
八. 监考酬金
研究生课程期末考试包括研究生院组织安排的研究生公共课期末考试以及学院自行组织安排的专业课期末考试。在考试结束后,依据一定的标准,对监考、巡考等工作人员发放相应的酬金。
公共课考试由研究生院协调,学院协助安排监考人员;专业课考试由学院统一安排,并提前一周上报研究生院,以便安排巡考。
发放酬金的工作流程如下:
   (1)每学期末,学院需提前一周上报专业课考试安排(上报模板见附件)。
   (2)第二学期初,研究生院将汇总公共课考试及学院上报的专业课的监考信息,由学院组织核对。
   (3)核对完毕后,研究生院将发放酬金。
专业课的监考情况由学院上报,研究生院统一处理。
专业课发放监考酬金仅限于考核方式为“考试”并且采用纸质试卷作答的课程。(以学院上报的考试安排为准,随堂考、论文等方式考核的不在此列)
九. 成绩管理
   研究生管理系统一般在学期中开放本学期的课程录入,到第二学期第二周周末截止。学院督促教师按照时间要求录入成绩,并汇总纸质版装订成册交至研究生院。
在任课老师发布成绩两个月内,如果成绩有特殊情况,可以按流程办理。由导师、相关教师或学院负责对成绩修改材料进行初步审核,研究生院最后审批。
请参考《研究生选课、考核及成绩管理办法》第三条第2点:“因特殊情况,任课教师不能按规定时间登录成绩时,必须本人提交书面申请,经学院主管院长签署意见后,报研究生院批准,审批通过后可以延长成绩登录时间”。
研究生到研究生院自助打印成绩单;也可到学院成绩单,如需加盖研究生院培养处公章可持学院打印的成绩单到研究生院培养处。
十. 研究生培养环节审核
研究生培养环节审核是指对研究生各个培养环节的审查,包括学生成绩、开题报告、中期考核、必修环节等。研究生必须在上述环节都合格,才能进入学位申请环节。
每学期都会发布研究生培养环节审核的通知,本学期培养环节审核时间进行规定。所有的环节都在研究生教育管理系统中网上操作,学院审核结束后,研究生院培养处收到学院上交签字盖章纸质版《XX学院培养环节审核通过名单汇总表》后,进行审核。
由导师、学院根据研究生适用的培养方案审核培养环节(含成绩审核),学院审核通过后打印盖章交至研究生院,研究生院进行抽查。
十一. 教室资源管理(教室借用等)
除了保证研究生楼的日常教学以外,对研究生楼的教室使用进行管理。可借用的教室包括研究生楼101报告厅,不包括其它会议室。
教室借用由学院(或有权限的相关部门)在研究生管理系统中提出申请,报研究生院审批。
向研究生院培养处借用的教室只能用于教学科研、学术交流等活动。
十二. 调停课
在教学过程中,由于课程教学安排、教师的个人工作安排等原因,如果需要对上课时间地点或者上课教师进行更改,需要在研究生管理系统中提交申请,并报研究生院审批。
由授课教师提出申请,学院审核,最后报研究生院审批。研究生院将于每周周五把下周调停课信息统一汇总并置于研究生院主页,请相关师生注意查看。
十三. 大学英语四六级考试报名(研究生)
大学英语四六级考试研究生的报名由研究生院组织,包括发布通知、报名、缴费、上报名单等。(本科报名请参看教务处相关通知)
大学生英语四六级报名形式为网上报名,不接收考生单独报名。报名工作由研究生院组织,具体缴费、核对名单等由学院负责。
十四. 校际学分互认(含境内外)
研究生课程成绩与学分确认是指将研究生在正常教学安排之外取得的成绩和学分确认为正式的成绩和学分。
校际学分互认包括以下几种情况,请按要求办理。
1、经研究生院批准,研究生到其它培养单位选修课程,所取得的成绩和学分。
2、入学前三年内经研究生院批准,以旁听身份在我校取得的研究生课程成绩。
3、如有特殊情况,由研究生本人申请,经导师批准,学院主管院长同意后,报研究生院审批。
确认的成绩学分将如实登记在成绩单上,成绩审核时按确认意见执行。由导师及学院对材料进行初步审核,报研究生院审批。